BI para viagens corporativas: como identificar desperdícios e tomar decisões baseadas em dados
Decisões baseadas em percepções isoladas também podem comprometer a operação. Cortar determinados gastos, escolher sempre a tarifa mais barata ou restringir deslocamentos sem avaliar as necessidades de cada área pode gerar despesas adicionais e prejudicar os resultados das viagens.
Nesse cenário, o BI para viagens corporativas oferece uma visão mais completa dos gastos e do comportamento da operação. Mas quais dados precisam ser acompanhados? Como identificar desperdícios e transformar relatórios em decisões estratégicas?
Entenda, neste artigo, como utilizar o Business Intelligence para melhorar a gestão de viagens da empresa.
O que é BI para viagens corporativas e como funciona?
O BI para viagens corporativas é o uso de ferramentas de Business Intelligence para reunir, organizar e analisar informações relacionadas às viagens de negócios. A tecnologia transforma dados operacionais e financeiros em gráficos, indicadores e relatórios que ajudam gestores a compreender os gastos e identificar oportunidades de melhoria.
Em uma operação corporativa, essas informações podem envolver passagens aéreas, hospedagens, transportes, centros de custo, departamentos, reservas, alterações e despesas adicionais.
A partir do cruzamento desses dados, a empresa consegue acompanhar o comportamento das viagens ao longo do tempo, comparar resultados e identificar situações que exigem atenção.
Como os dados de viagens corporativas são organizados?
Os dados são organizados a partir das informações geradas durante o processo de gestão das viagens. Quando solicitações, aprovações, reservas e faturamento estão centralizados, torna-se mais fácil consolidar os registros e acompanhar a operação.
Por exemplo, uma empresa pode relacionar o valor de cada passagem ao destino, à antecedência da compra, ao departamento solicitante e ao período da viagem. Esse cruzamento permite investigar por que determinadas rotas apresentam custos mais elevados ou quais áreas concentram maior volume de despesas.
O que aparece em um dashboard de viagens?
Um dashboard de viagens apresenta os principais dados da operação de maneira visual e organizada. Gráficos e relatórios permitem acompanhar informações como:
- Gastos totais e evolução das despesas por período;
- Custos com passagens, hospedagens e outros serviços;
- Despesas por departamento e centro de custo;
- Reservas realizadas dentro e fora da política de viagens;
- Volume de alterações, cancelamentos e reembolsos;
- Economia identificada nas negociações e nos processos de compra.
Quais dados analisar na gestão de viagens corporativas?
Os principais dados para analisar na gestão de viagens corporativas são os gastos por categoria, departamento, destino e período de contratação. Essas informações permitem compreender como o orçamento está sendo utilizado e quais fatores influenciam o custo de cada deslocamento.
A análise precisa considerar o contexto de cada viagem. Uma despesa elevada pode estar relacionada à urgência de uma reunião, à indisponibilidade de voos ou à necessidade de permanecer mais dias em determinado destino.
Gastos por categoria e tipo de despesa
A divisão por categoria mostra quanto a empresa investe em passagens aéreas, hospedagens, locação de veículos, traslados e outros serviços.
Esse detalhamento ajuda a identificar quais despesas representam a maior participação no orçamento e onde existem oportunidades de negociação ou revisão de processos.
Gastos por área e centro de custo
A análise por departamento permite comparar o volume de despesas entre diferentes áreas da empresa.
Se o setor comercial concentra os maiores gastos, por exemplo, é necessário avaliar a frequência das visitas a clientes, os destinos atendidos e os resultados esperados desses deslocamentos. Assim, o gestor consegue diferenciar uma despesa elevada decorrente da atividade comercial de um possível problema de planejamento.
Gastos por destino e rota
A comparação por destino permite identificar rotas com custos recorrentes mais altos, diferenças entre períodos e oportunidades de negociação com fornecedores.
Também ajuda a avaliar se determinadas localidades apresentam maior concentração de viagens em épocas específicas, favorecendo o planejamento orçamentário.
Antecedência das reservas
O prazo entre a contratação e a realização da viagem influencia as alternativas disponíveis e o valor das tarifas.
Acompanhar a antecedência das reservas permite identificar compras recorrentes de última hora e investigar suas causas. Se determinado departamento solicita passagens com pouca antecedência, por exemplo, pode existir um problema no fluxo de aprovação ou no planejamento das atividades.
Como identificar desperdícios nas viagens corporativas com BI?
O BI ajuda a identificar desperdícios nas viagens corporativas ao revelar padrões de gastos, desvios da política interna e despesas recorrentes que poderiam ser evitadas. Para isso, o gestor precisa relacionar os indicadores ao funcionamento da operação e investigar as causas de cada ocorrência.
Alguns sinais merecem atenção, como você verá abaixo.
Reservas fora da política de viagens
Compras que ultrapassam os limites estabelecidos ou desconsideram fornecedores preferenciais podem indicar falhas na aplicação da política de viagens.
O acompanhamento dessas ocorrências permite identificar quais regras apresentam maior índice de descumprimento e quais departamentos precisam de orientação ou ajustes nos processos de aprovação.
Compras de última hora e falta de planejamento
Reservas realizadas próximas à data do embarque podem reduzir as opções disponíveis e aumentar os custos.
Quando o BI identifica essa recorrência, a empresa pode investigar gargalos nas solicitações, atrasos nas aprovações e dificuldades de planejamento. A partir desse diagnóstico, é possível revisar prazos e responsabilidades.
Alterações, cancelamentos e despesas adicionais
Remarcações, cancelamentos e reembolsos também precisam entrar na análise dos custos de viagens corporativas.
O volume dessas ocorrências pode indicar mudanças frequentes de agenda, solicitações mal planejadas ou dificuldades de comunicação entre as equipes. A identificação das causas ajuda a reduzir despesas evitáveis e retrabalho administrativo.
Tarifas e fornecedores
Comparar os valores praticados por diferentes fornecedores permite avaliar oportunidades de negociação e identificar padrões de contratação.
Entretanto, a análise deve considerar as condições completas de cada serviço, incluindo flexibilidade, localização, disponibilidade e regras de alteração. Uma tarifa inicial mais baixa pode resultar em despesas maiores quando existem restrições ou necessidades de mudança.
Quais indicadores acompanhar no BI para viagens corporativas?
Os principais indicadores de BI para viagens corporativas são o custo médio por viagem, os gastos por centro de custo, a aderência à política interna e o volume de reservas e alterações. Esses dados permitem acompanhar a eficiência financeira e operacional da gestão.
Para que a análise seja consistente, os indicadores precisam ser acompanhados periodicamente e comparados com metas, orçamentos e resultados anteriores.
Custo médio por viagem e por categoria
Esse indicador corresponde à divisão do valor total das despesas pelo número de viagens realizadas em determinado período.
A análise permite comparar a evolução dos custos e identificar variações por destino, departamento ou tipo de serviço. É importante considerar que mudanças no perfil das viagens também podem alterar a média.
Gastos por centro de custo
O indicador mostra quanto cada área ou unidade da empresa consome do orçamento destinado às viagens.
Com essa informação, o gestor consegue acompanhar a distribuição das despesas, identificar desvios em relação ao planejamento e avaliar a necessidade de redistribuir recursos.
Índice de aderência à política de viagens
Esse indicador mede a proporção de reservas que seguem as regras estabelecidas pela empresa.
Uma baixa aderência pode sinalizar falhas nos processos de aprovação, desconhecimento das regras ou dificuldades para encontrar opções compatíveis com os limites definidos.
Volume de reservas, alterações e cancelamentos
Acompanhar a quantidade de solicitações, reservas, remarcações e cancelamentos ajuda a compreender a dinâmica da operação.
Quando esses indicadores apresentam variações expressivas, é possível investigar problemas de planejamento, mudanças de agenda e gargalos administrativos.
Como transformar dados de viagens em decisões estratégicas?
Transformar dados de viagens em decisões estratégicas exige interpretar os indicadores, investigar as causas dos resultados e estabelecer ações que possam ser acompanhadas ao longo do tempo.
Um relatório que aponta aumento de despesas, por exemplo, precisa levar a uma investigação: houve aumento no número de viagens? Os destinos mudaram? As reservas foram realizadas com menos antecedência? Alguma categoria apresentou reajustes?
A partir dessas respostas, a empresa pode adotar medidas como:
- Revisar limites e critérios da política de viagens;
- Ajustar os fluxos de solicitação e aprovação;
- Negociar condições com fornecedores recorrentes;
- Estabelecer orientações para reservas antecipadas;
- Reavaliar a distribuição do orçamento entre departamentos;
- Monitorar os resultados após cada mudança.
O BI também substitui a análise do gestor? Não. A ferramenta amplia a capacidade de acompanhar informações e identificar padrões, mas a interpretação continua dependendo do conhecimento sobre os objetivos e as necessidades da empresa.
Uma decisão eficiente precisa considerar o impacto financeiro, a finalidade do deslocamento, a produtividade dos colaboradores e as condições necessárias para realizar cada viagem. Por isso, tecnologia e acompanhamento especializado têm funções complementares.
Como a Chronus usa Business Intelligence para melhorar sua gestão de viagens?
A Chronus utiliza o Business Intelligence para viagens corporativas para oferecer gráficos e relatórios personalizados, com informações sobre transações, despesas, economia gerada e oportunidades de otimização da operação. Esses recursos ampliam a visibilidade dos gestores sobre os custos e apoiam decisões mais fundamentadas.
Fundada em 2012, a Chronus combina tecnologia, processos estruturados e atendimento humano especializado na gestão de viagens empresariais. Sua atuação integra diferentes etapas da jornada, desde a solicitação e aprovação até as reservas, o faturamento e a geração de relatórios.
Além do BI, a empresa disponibiliza soluções como Selfbooking, para automatizar reservas e alterações, Selfticket, para configurar autorizações de emissão, e Fast Scan, que utiliza tecnologia OCR para leitura e validação de comprovantes.
Essa integração ajuda a centralizar informações, reduzir processos manuais e ampliar o controle sobre as despesas. Com relatórios gerenciais e acompanhamento consultivo, a empresa contratante consegue identificar pontos de atenção e avaliar oportunidades de melhoria de acordo com sua realidade operacional.
Se a sua empresa precisa de mais visibilidade sobre os custos e deseja evoluir na gestão de viagens corporativas, vale conhecer como a Chronus pode apoiar essa transformação.
Entre em contato e converse com um especialista sobre as necessidades da sua operação. « Voltar